Деловая переписка на английском: как правильно писать бизнес-письма

При общении с иностранными партнерами умение вести бизнес-переписку приобретает особое значение, так как в данных случаях письма являются основным способом коммуникации. Поэтому сегодня мы расскажем о том, как правильно стилистически, лексически и психологически вести деловую переписку на английском языке.

Общие требования оформления делового письма

Начиная новый абзац, не пишите с красной строки: письмо должно выглядеть строго вертикаль, и каждая следующая строка должна начинаться там же, где и предыдущая. Деловое письмо на английском имеет четкую смысловую структуру.

Обращение

Как и любое другое, официальное письмо начинается с обращения. После обращения должна стоять запятая, а следующее предложение должно начинаться с нового абзаца. Формулировка обращения зависит от того, общались ли вы с адресатом ранее.
– Dear Sirs
– To whom it may concern
Эти фразы употребляется в случаях, если вы обращаетесь к компании в целом.

– Dear Sir / Madam
Обращения для тех случаев, если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, и вам известен только пол. Если вы не знаете и пол, то лучше написать Dear Sir.

– Dear Editor / Publisher / Professor 
Вам известна должность адресата.

– Dear Mr / Miss / Mrs / Ms (фамилия)
Если вам известно имя адресата. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs), употребляйте нейтральное Ms.

– Dear (имя)
По имени можно обратиться, если у вас уже налажен контакт с адресатом.

Вступление

Для начала определитесь, от чьего лица вы составляете письмо. Обращаясь от себя лично, пишите «I», а от лица компании – «we». Если вы уже имели контакт с человеком ранее, вежливым тоном будет добавить вступительную фразу.
– Hope you are well!
– It was a delight meeting you at the conference last month.
– I hope you are enjoying your business trip.
– Congratulations on your promotion.
– Hope everything is fine on your side.

Для продолжения переписки подойдут следующие фразы:
– Thank you for your prompt response.
– Thank you for your message.
– Thank you for your e-mail of the 21st of October.
– With reference to your last phone call….
– Further to our conversation / telephone talk…

Основное содержание письма

Чтобы перейти к сути дела, воспользуйтесь одной из вводных фраз:
– I am writing to enquire about/ to apologize for / in connection with / in reference to / to get more details about / to explain / to enquire about …
– I apologize for…
– I confirm that…
– I would like to clarify…
– I kindly ask you to…

Четко и ясно изложите цель вашего письма. Постарайтесь создать благоприятный деловой тон, но остерегайтесь при этом избыточной официальности. Если тема письма касается неприятных моментов, например, задолженности или нарушения сроков, сохраняйте дипломатичность. Например, прямое обвинение можно всегда заменить на тактичное замечание. Сравните: «Because you have refused to pay…» и: «Unfortunately, balance on your account is not enough to…» Будьте любезны и внимательны к адресату для сохранения перспективы сотрудничества. 

Многократное употребление конструкций, начинающихся c «I» или «we», как и частое упоминание названия вашей фирмы – не лучшая идея. Помните, что ваше письмо ориентировано на его получателя, и постарайтесь уделить внимание именно ему. Вот некоторые устойчивые фразы, которые помогут вам в формулировке мыслей:
– In accordance with the terms of our agreement…
– In conformity with your instruction we…
– Kindly note that...
– From the documents which I am enclosing…
– In view of the above said…

Завершение

В заключении письма вы можете поблагодарить получателя, выразить надежду на скорый ответ при помощи следующих фраз:
– Thank you for your interest in…
– I am looking forward to your approval / confirmation
– I shall be pleased to answer your inquiries
– Please, inform me / let me know in the shortest possible time…
– Your early reply will be appreciated…
– Looking forward to hearing from you soon / in the near future… 

Последний три варианта желательно использовать в случае, если вы уже установили контакт с получателем и это не первое письмо в рамках вашей переписки. 

Подписать письмо можно одним из распространенных вариантов:
– Yours sincerely / Sincerely
Самый безопасный вариант подписи, допустимый во всех кругах.

– Yours faithfully
Допустимый вариант, если вы не знаете человека, а ваше письмо начиналось с Dear Sir / Madam.

– Best wishes
Этот и следующие формулировки можно использовать, если вы давно общаетесь с человеком и в начале письма обращались к нему по имени.
– Kind regards
– Warmest regards

После прощания следует поставить запятую, а свои фамилию и имя написать с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании, также начинайте с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Соблюдая правила делового письма на английском из нашей статьи, вы сможете без проблем наладить новые деловые связи за рубежом. Если ваши намерения серьезнее, чем просто переписка, советуем пройти курсы бизнес-английского, на которых вы узнаете об особенностях деловых отношений за границей, научитесь проводить презентации и встречи и заключать сделки на международном языке. Желаем успехов!